Comment bien préparer ses courriers au quotidien ?

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, l’arrivée du courrier électronique n’a pas du tout facilité la gestion de la correspondance. Du moins me concernant, particulièrement lorsque je suis submergée de mails. Mais comment s’y retrouver ?

Vous avez du mal avec votre correspondance administrative ?

Lorsque l’on a commencé à utiliser le courrier électronique, je faisais partie des personnes qui s’y sont mises en premier. J’ai même initié nombreux de mes amis, de mes connaissances et de mes proches. Paresseux de nature, j’étais particulièrement content d’être enfin dispensé de corvée d’écriture et de rédaction manuelle. Mieux ! Je n’avais plus besoin de me déplacer dans les bureaux de poste pour les expéditions et les envois.

Je trouve tellement ennuyeux de remplir les adresses sur les enveloppes et sur les colis, surtout que je fais souvent des fautes d’orthographe. Le revers de la médaille. Dans la mesure où ma correspondance administrative et professionnelle se faisait essentiellement via internet, j’avais tendance à les négliger un peu. Pire, je ne sais même plus comment les rédiger.

J’ai tout oublié à savoir les phrases d’accroche et d’introduction, ou encore les formules de politesse. J’étais bien ennuyé quand je devais écrire la lettre de résiliation de mon bail de location. En cherchant en ligne, je suis alors tombé sur Lettre utile. Pour mon plus grand bonheur, ce site propose gratuitement des modèles de courriers administratifs et professionnels.

Et il est vrai ce type de plateformes ne manque pas. Toutefois, j’ai une grande préférence pour ce portail, car on y trouve vraiment de tout. Je recommande personnellement leur rubrique à propos des modèles de lettre de motivation. Cette dernière est particulièrement fournie et très diversifiée entre celles pour les personnes postulant pour un poste d’agent d’accueil, de chauffeur VTC, en passant par l’hôtesse de caisse ou encore un cariste.

Conseils et astuces pour la gestion quotidienne de ses mails

Je ne sais pas si tout comme moi, vous vous énervez chaque matin en découvrant le nombre de messages non lus dans votre boite de réception. Entre les petits bonjours envoyés par les amis et les connaissances, les mails de la famille, les factures, les relances, sans parler du courrier professionnel. Et là je vous fais encore grâce des spams, des newsletters et des lettres d’information.

Très vite, l’on peut se retrouver avec des centaines de messages, surtout si l’on ne relève pas de manière fréquente ses e-mails. Mon astuce ? J’évite de mettre tous mes œufs dans le même panier. Plus précisément, quitte à créer plusieurs adresses électroniques, je sépare bien mes courriers privés et personnels des professionnels. J’en ai même pour mes achats en ligne. De ce fait, il est très facile pour moi de me retrouver. Sinon, la chose à ne pas faire aussi est d’oublier de les consulter régulièrement.

De plus, c’est facile, mais surtout très rapide de nos jours avec nos smartphones et nos tablettes continuellement connectés. Pour être sûr de ne rien rater des essentiels, je jette un œil sur mes adresses toutes les heures. Je peux ainsi réponde vite aux courriers qui sont prioritaires et urgents, notamment ceux que je peux traiter rapidement. En procédant de la sorte, mes boites sont continuellement vides. Ainsi, je suis au courant de chaque nouveau mail qui arrive dans mes boîtes.

Par ailleurs, j’ai aussi pris le temps de classer ma correspondance électronique par thématiques en les groupant dans différents dossiers. C’est également très pratique en cas d’envoi d’e-mail groupé, puisque cela m’évite de chercher un à un les adresses des destinataires concernées. Et pour ne pas avoir à le faire manuellement, dans les paramétrages, j’ai activé l’option tri automatique. Pour terminer, il est essentiel aussi de sécuriser ses courriels pour éviter la réception intempestive de spams, d’hoax et de publicités.

Écrit par K-pratique le dans Vie de tous les jours

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